December en januari zijn traditioneel de maanden waarin u voor uw personeelsleden een receptie of feestje houdt. Zijn deze kosten fiscaal aftrekbaar en kunt u de btw recupereren? En zo ja, hoe optimaliseert u dat dan?
Fiscaal aftrekbaar?
In principe niet aftrekbaar. Kosten met betrekking tot personeelsfeesten en recepties worden aanzien als een sociaal voordeel (art. 38, 11° WIB 92) . Uw personeel wordt daar niet op belast, maar daar staat tegenover dat het voor u geen aftrekbare kost vormt (art. 53, 14° WIB 92) .
Soms toch 100% aftrekbaar. Kosten naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar, ... zijn volledig aftrekbaar op voorwaarde dat het een collectief sociaal voordeel is. U moet dus al uw personeelsleden uitnodigen en niet enkel een bepaalde groep of categorie. Het is niet vereist dat iedereen aanwezig is, het volstaat dat u iedereen uitgenodigd heeft.
Let op! De volledige aftrekbaarheid van de kosten geldt maar voor één feest per jaar (parl. vr. nr. 317, Pieters, 02.05.2000) .
Tip. Heeft u zowel een sinterklaasfeest als een kerstfeest in hetzelfde boekjaar, kies dan het duurste voor de 100% aftrekbaarheid.
Welke kosten zijn aftrekbaar? Zolang u niet overdrijft, zijn alle kosten aftrekbaar. Het gaat dan om de huur van de zaal, de traiteur, de muziekgroep, de goochelaars, de schoonmaakfirma, enz. Uw controleur zal nagaan hoeveel u per persoon uitgegeven heeft. Hoeveel aanvaardbaar is, is een feitenkwestie, maar u overdrijft het best niet. Het gaat tenslotte om een sociaal voordeel.
Wat met de geschenken? Die zijn in principe niet aftrekbaar. Indien u echter aan iedere werknemer een geschenk toekent ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar, enz., dan is het geschenk volledig aftrekbaar. De waarde van het geschenk mag niet meer bedragen dan € 40 incl. btw per werknemer en per jaar. Dit bedrag is ook van toepassing voor elk kind ten laste.
Hoe zit dat met uw btw-aftrek?
Via traiteur. De algemene regel is dat de btw op de kosten van het onthaal, de receptie en de representatie niet aftrekbaar is (art. 45, §3, 3° en 4° W.Btw) . U kunt de btw dus niet recupereren indien uw traiteur zorgt voor zowel de maaltijden, de drank als de bediening.
Eigen personeel. Koopt u zelf de drank en het eten aan en verzorgt uw eigen personeel de bereiding en de bediening, dan kunt u de btw voor 100% recupereren.
Tip. Verkiest u om al uw personeel te laten genieten van uw feest, dan kunt u toch nog een deel van de btw recupereren. Koop zelf uw drank en ingrediënten aan. Laat uw traiteur enkel zorgen voor de bereiding en de bediening. Zo kunt u de btw op uw aankopen volledig recupereren. Enkel de btw die uw traiteur aanrekent, is echter niet aftrekbaar.
Animatie. Ook de btw op de diensten van de Sint, de goochelaar, de muziekgroep, de huur van een tent, enz. is voor 100% recupereerbaar.
Geschenken. Indien de waarde van uw geschenk minder dan € 50 excl. btw per werknemer en per jaar bedraagt, dan kunt u de btw voor 100% terugvorderen. Hetzelfde bedrag is ook toepasbaar voor elk kind ten laste.
Let op 1! Een geschenk van € 50 (excl. btw) is te veel. U verliest dan de btw-recuperatie op de volledige aankoop. Beperk uw geschenk dus tot € 49.99 (excl. btw), indien u de btw wilt recupereren.
Let op 2! De btw op geestrijke dranken en tabaksproducten is nooit recupereerbaar (art. 45, §3, 2° W. Btw) .
Conclusie: Organiseert u meer dan één personeelsfeest per jaar, kies dan het duurste voor de fiscale aftrekbaarheid. Beperk de taken van uw traiteur, zo kunt u meer btw in aftrek nemen. Een eindejaarsgeschenk is 100% aftrekbaar en de btw volledig recupereerbaar indien u de waarde ervan beperkt tot € 40 inclusief btw per kind en personeelslid.