Sinds 1 oktober 2021 kunt u zich als bestuurder van uw vennootschap een iets hogere binnenlandse dagvergoeding uitkeren. Hoe zit de regeling ook alweer in elkaar? En kunt u die vergoeding ook toekennen aan uw personeel?
Binnenlandse dagvergoeding
Even opfrissen. Als u binnen België een dienstverplaatsing maakt, dan mag u zich daarvoor een forfaitaire vergoeding uitkeren. Zolang die vergoeding niet hoger ligt dan wat federale ambtenaren krijgen voor hun dienstreizen, is de kost volledig aftrekbaar in uw vennootschap en wordt u er privé niet op belast. U moet wel het aantal vergoedingen steeds kunnen verantwoorden door bv. bij te houden naar wie u geweest bent, wanneer dit was, hoelang u weg was, enz. Omdat die vergoeding geacht wordt de kosten van een maaltijd te dekken, moet u in principe wel minstens zes uur (circ. 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 19) weg zijn (verplaatsingstijd, middagpauze en tijd bij de klant) om ze te kunnen toekennen.
Let op! De toegekende dagvergoedingen moet u vermelden op de fiscale fiche 281.20
(rubriek 20).
Hoeveel? Dat forfait werd per 1 oktober 2021 geïndexeerd tot € 17,75 in plaats van € 17,41 per
dag.
Dagelijks op de baan? Indien u zo goed als dagelijks beroepsmatig de baan op moet, geldt net
als voor de ambtenaren het maximumbedrag van € 284 (dus beperkt tot 16 dagen) per maand,
maar in dat geval geldt de voorwaarde van de zes uur wel niet (circ. 2018/C/8, 22.01.2018, randnr. 22) !
Aandachtspunten
40 dagenregel. Bent u voor uw werk in één kalenderjaar 40 dagen of meer aanwezig op één
bepaalde plaats, lees: bij één klant, dan is die plaats volgens de fiscus een zgn. vaste plaats van
tewerkstelling en mag u dus geen dagvergoeding toepassen (parl. vr. nr. 1, Wouters, 07.03.2013) .
Combineerbaar met maaltijdcheques? Een maaltijdcheque en een dagvergoeding voor
dezelfde dag uitkeren, doet u beter niet. Indien u dat wel doet, moet u het werkgeversaandeel van de maaltijdcheque (maximaal € 6,91) in mindering brengen van de forfaitaire dagvergoeding.
Tip. Andere kosten (bv. parkeerkosten, taxi, enz.) mag u dus nog altijd apart terugbetalen.
Combineerbaar met een algemene onkostenvergoeding? Dat hangt ervan af wat daarin
begrepen is... Neemt u al een forfaitaire maandelijkse onkostenvergoeding op uit uw vennootschap, en zit daarin al een bedrag vervat voor drankjes, maaltijden en kleine kosten onderweg, dan kan het logischerwijs niet, want dit is dan ‘dubbelop’, zodat u ook nu weer het risico loopt op een gedeeltelijke taxatie als loon. In het andere geval, lees: als de invulling van uw algemene maandelijkse onkostenvergoeding geen bedrag voor dergelijke maaltijden en drankjes onderweg voorziet, dan kan het wel.
Ook voor uw personeel? Inderdaad, maar de RSZ aanvaardt het forfait van de fiscus niet en
werkt met een eigen forfait dat lager is. Het gaat om € 17 per dag (waarvan € 10 de afwezigheid
van faciliteiten dekt en € 7 voor maaltijdkosten dient). Om geen problemen met de RSZ te krijgen, beperkt u zich voor werknemers het best tot € 17 (i.p.v. € 17,75) per dag.
Nachtvergoeding. Moet u of uw werknemer overnachten binnen België, dan kunt u ofwel de
hotelfactuur ten laste nemen, ofwel een forfaitaire vergoeding toekennen van maximaal € 133,18 (geïndexeerd bedrag sinds 1 oktober 2021).
Voor de dagen waarop u minstens zes uur op de baan bent, kunt u zich uit uw
vennootschap een belastingvrije dagvergoeding van € 17,75 uitkeren. Bent u
dagelijks op de baan, dan kunt u zich per maand € 284 uitkeren.
Bron: Tips & Advies voor bedrijfsleiders (Jaargang 27 - Nummer 22 - 08/10/2021])