De in het buitenland betaalde btw is net zoals de Belgische btw aftrekbaar in zoverre deze beroepsmatig is. Even kijken hoe dit eigenlijk concreet in zijn werk gaat en waarop u zoal moet letten indien u in 2018 beroepsmatig buitenlandse btw betaalde.
De teruggaafprocedure in theorie
Even opfrissen. Betaalt u in een andere EU-lidstaat lokale btw omdat u daar bv. tankt, op hotel gaat, een training volgt, ... dan kunt u die btw onder bepaalde voorwaarden recupereren, maar uiteraard niet via uw eigen btw-aangifte.
Terugvorderbaar? Moet u bv. op weg naar een klant in Duitsland tanken, dan is de btw op die brandstof uiteraard beroepsmatig en in principe dus ook aftrekbaar, maar... niet van de in België verschuldigde btw. U zal uw aftrekbare btw dan m.a.w. in Duitsland moeten terugvragen.
Let op! Vereist is dat u btw-plichtig bent en dat u dus m.a.w. recht heeft op aftrek van uw Belgische btw. Wie geen Belgische btw kan recupereren, kan dat dus ook niet voor buitenlandse btw.
Hoe recupereert u buitenlandse btw?
VAT-refund. Uw buitenlandse btw kan uw boekhouder terugvragen via een afzonderlijke Intervat-toepassing, nl. via de zgn. VAT-refund-module.
Uiterlijk 30.09! Al de buitenlandse btw die u in 2018 betaald heeft, moet hij dus nu uiterlijk 30.09.2019 teruggevraagd hebben, zo niet vervalt uw recht op teruggave.
Vereist minimumbedrag. Dat is € 50 voor een aanvraag tot teruggave die betrekking heeft op een volledig kalenderjaar en per EU-lidstaat.
Per kwartaal ook mogelijk! Uw boekhouder kan ook tijdens het jaar zelf al een aanvraag tot teruggave indienen, zolang de aanvraag maar betrekking heeft op minstens drie maanden.
Let op! Een verzoek tot teruggave dat slaat op een periode van minder dan een jaar, moet wel betrekking hebben op minstens € 400 btw.
Lokale buitenlandse btw-regels. Niet de Belgische, maar de lokale buitenlandse btw-regels zijn van toepassing. De btw op brandstofkosten voor bedrijfswagen is in België bv. voor maximaal 50% aftrekbaar, maar dat is daarom niet het geval in de andere EU-lidstaten. U zit dus mogelijk sneller met een terug te vorderen buitenlands bedrag aan btw dan u op het eerste gezicht zou denken.
Let op! Het omgekeerde kan ook. Zo is de btw op taxikosten in België in principe wel aftrekbaar, maar in heel wat andere EU-lidstaten niet.
De aanvraag in de praktijk
Welke gegevens ‘ingeven’? Per lidstaat moet uw boekhouder per leverancier de nodige informatie ingeven (btw-nummer, naam, adres, factuurnummer, ...) en moet hij ook de nodige codes toekennen. Zo heeft brandstof bv. de code 1, verhuur van vervoermiddelen de code 2, ... Een kopie van de factuur moet hij enkel toevoegen indien de maatstaf van heffing (het bedrag excl. btw) meer dan € 1.000 bedraagt. Gaat het om brandstof, dan ligt die grens echter op € 250.
En daarna? De Belgische Btw zorgt ervoor dat uw aanvraag doorgestuurd wordt naar de diverse EU-lidstaten waaraan u een terugbetaling vraagt. De EU-lidstaten hebben in principe vier maanden de tijd om uw aanvraag goed te keuren of af te wijzen. Worden er bijkomende inlichtingen gevraagd, dan kan het uiteraard wel meer tijd in beslag nemen. In dat laatste geval moet er hoe dan ook binnen de acht maanden een beslissing genomen worden.
Heeft u in 2018 beroepsmatige btw betaald in een andere EU-lidstaat, dan kunt u deze uiterlijk tot 30.09.2019 terugvragen via VAT-refund, zo niet vervalt uw recht op teruggave. Heeft u op jaarbasis relatief veel buitenlandse btw terug te vragen, overweeg dan een aanvraag per kwartaal of per zes maanden in het jaar zelf.